Reglement Datenbank und Registerführung (DbRf)

1 Dieses Reglement regelt die Einführung und den Betrieb einer gemeinsamen Mitgliederdatenbank durch alle Kirchgemeinden der Evangelisch-reformierten Kirche des Kantons Basel-Landschaft (Landeskirche) zu Zwecken der kirchlichen Aufgabenerfüllung.

2 In Umsetzung von §16 Absatz 5 KiO enthält dieses Reglement Bestimmungen zum Vollzug der Mitgliederdatenbank, namentlich mit dem Zweck, die datenschutz-
rechtlichen Pflichten zu konkretisieren und den Kirchgemeinden und der Kantonalkirche zuzuweisen.

In diesem Reglement bedeuten:

1.

Mitgliederdatenbank: Register, in dem alle Personen erfasst sind, die gemäss §3 Kirchenverfassung Mitglieder der Landeskirche sind;

2.

Personendaten: Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

Das Reglement gilt für sämtliche Organe und alle Angestellten der Kantonalkirche und Kirchgemeinden.

1 Die Kirchgemeinden führen die kirchlichen Register gemäss §16 Absatz 1 KiO.

2 Taufe, Konfirmation, kirchliche Trauung und Abdankung werden zusätzlich gemäss §5 Absatz 1 in der Mitgliederdatenbank erfasst.

1 In der Mitgliederdatenbank werden betreffend die Mitglieder der Landeskirche nebst der Konfessionszugehörigkeit folgende Personendaten erfasst:

1.

Amtlicher Name und die anderen in den Zivilstandsregistern beurkundeten Namen einer Person (lediger Name, Allianzname, Name in ausländischem Pass, Aliasname, Vornamen, Rufname sowie ggf. andere Namen)

2.

Geburtsdatum und Geburtsort

3.

Geschlecht

4.

Zivilstand, Trennung, Auflösungsgrund für Personen mit aufgelöster Partnerschaft, Datum der letzten Zivilstandsänderung, Datum der Trennung

5.

Bei Tod: Todesdatum

6.

Staatsangehörigkeit sowie Heimatort/e bei Schweizer Bürgerinnen und Bürgern

7.

Staatsangehörigkeit bei Ausländerinnen und Ausländern

8.

Meldegemeinde und Meldeverhältnis

9.

Zuzugs- und ggf. Wegzugsdatum

10.

Herkunftsort, ggf. Zielort

11.

Gemeinde(n) des Nebenwohnsitzes, bzw. allenfalls Gemeinde des Hauptwohnsitzes

12.

Zustelladresse und Wohnadresse

13.

Umzugsdatum

14.

Gebäude-Identifikationsnummer, Wohnungs-Identifikationsnummer, Art des Haushalts, Haushaltsnummer

15.

Erziehungsberechtigte mit jeweils amtlichem Namen und Vornamen

16.

Familienrechtliche Beziehungen zu den Personen im selben Haushalt

17.

Datum des Eintritts oder des Austritts oder einer Nichtzugehörigkeitserklärung

18.

Stimm- und Wahlrecht gemäss §4 KiV

19.

Besuch katechetischer Angebote

20.

Taufe oder Segnung, Konfirmation, kirchliche Trauung und kirchliche Abdankung sowie Ort und Datum, Bibelstelle des ausgesuchten Spruchs, allenfalls Zeugen/innen der kirchlichen Amtshandlung (Paten/innen, Trauzeugen/innen), Name der ausführenden Pfarrerin/des ausführenden Pfarrers oder einer damit beauftragten Person

21.

Ausübung eines Amts in der Kirchgemeinde (Kirchenpflege und weitere): Datum der Wahl und des Rücktritts, allfällige weitere Informationen zur Ausübung des Amts

22.

Ausübung eines kantonalkirchlichen Amts (Synode, Kirchenrat und weitere): Datum der Wahl und des Rücktritts, allfällige weitere Informationen zur Ausübung des Amts.

2 Zur eindeutigen Identifikation der betreffenden Person wird der kantonale Personenidentifikator gemäss §13 Anmeldungs- und Registergesetz (ARG) verwendet.

3 Der Kirchenrat kann weitere Personendaten festlegen, die zur Erfüllung der kirchlichen Aufgaben erforderlich sind, und die Erfassung der betreffenden Daten in der Mitgliederdatenbank vorschreiben.

Die Bearbeitung von Personendaten über Nicht-Mitglieder ist zulässig, sofern diese Personendaten zur Erfüllung kirchlicher Aufgaben erforderlich sind oder die betroffenen Personen nach erfolgter Aufklärung in die Bearbeitung schriftlich eingewilligt haben.

Vom Seelsorgegeheimnis erfasste Informationen sind ausserhalb der Mitgliederdatenbank so zu erfassen, dass dasselbe gewahrt wird. Dies gilt bereits für den Umstand, dass ein Gespräch oder ein Besuch stattgefunden hat.

1 Der Kirchenrat richtet die Mitgliederdatenbank ein, unterhält und betreibt sie. Er kann zur Erfüllung seiner Aufgaben gemäss diesem Reglement mit qualifizierten Dienstleistern zusammenarbeiten. Er sorgt insbesondere für die Einhaltung aller massgeblichen rechtlichen Vorgaben an die Auftragsdatenbearbeitung und die Datensicherheit.

2 Er gewährleistet den Betrieb der Mitgliederdatenbank sowie die allfällige Nutzung der darin enthaltenen Personendaten durch die kantonalkirchlichen Dienste gemäss den Vorschriften dieses Reglements.

3 Der Kirchenrat kann namentlich zu bezeichnenden Mitarbeitenden der kantonalkirchlichen Dienste die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Zugriffsrechte auf die Mitgliederdatenbank gewähren.

4 Bestehen innerhalb der kantonalkirchlichen Dienste Zugriffsrechte auf die Mitgliederdatenbank, so kann der Kirchenrat die Personendaten gemäss §5 Absatz 1 Ziffern 21 und 22 in der Mitgliederdatenbank erfassen und die erforderlichen Änderungen fortlaufend daran vornehmen.

5 Die Kantonalkirche unterstützt und berät die Kirchgemeinden in der in Analogie zu den obigen Bestimmungen geregelten Nutzung der Mitgliederdatenbank.

6 Die Kantonalkirche ist verpflichtet, im Rahmen ihrer Nutzung der Mitgliederdatenbank dafür zu sorgen, dass sie die massgeblichen rechtlichen Vorschriften und insbesondere die Vorgaben des Datenschutzes einhält.

1 Die Kirchgemeinden erfassen die Personendaten gemäss §5 Absatz 1 Ziffern 17-21 sowie allfällige weitere vom Kirchenrat bezeichnete Angaben in der Mitglieder-
datenbank und nehmen die erforderlichen Änderungen fortlaufend daran vor.

2 Die Kirchgemeinden sind verpflichtet, im Rahmen ihrer Nutzung der Mitgliederdatenbank dafür zu sorgen, dass sie die massgeblichen rechtlichen Vorschriften und insbesondere die Vorgaben des Datenschutzes einhalten.

3 Die Kirchgemeinden sind dafür verantwortlich, dass sie die massgeblichen Fristen für die Erfassung oder Bekanntgabe von Daten, so etwa vor Wahlen und Abstimmungen an der Urne, einhalten.

1 Der Kirchenrat für die Kantonalkirche und die Kirchenpflegen für ihre Kirchgemeinde bezeichnen:

1.

die für die Belange der Mitgliederdatenbank zuständigen Ansprechpersonen;

2.

die auf die Mitgliederdatenbank zugriffsberechtigten Personen.

2 Sie stellen sicher, dass nur die zugriffsberechtigten Personen Angaben aus der Mitgliederdatenbank abrufen können.
 
 
 

3 Das Erteilen einer Zugriffsberechtigung setzt voraus, dass die berechtigte Person vorgängig eine Erklärung zur Einhaltung des Datenschutzes unterzeichnet (Ziffer II Berechtigungsblatt, ANHANG III). Von den kantonalen Behörden allenfalls verlangte zusätzliche Formulare für Zugriffe auf das kantonale Personenregister sind ebenfalls ordnungsgemäss auszufüllen.

4 Der Kirchenrat für die Kantonalkirche und die Kirchenpflege für die Kirchgemeinde sind verpflichtet, Zugriffsberechtigungen zu widerrufen, wenn diese von den berechtigten Personen zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden oder wenn Anzeichen dafür bestehen, dass Zugriffe stattfinden, die den Vorgaben des Datenschutzes bzw. des landeskirchlichen Rechts nicht entsprechen.

5 Bestehen Anzeichen für Zugriffe durch die Kirchgemeinden oder Zugriffsberechtigungen, die den Vorgaben des Datenschutzes bzw. des landeskirchlichen Rechts nicht entsprechen, und stellt die Kirchgemeinde auf schriftliche Aufforderung hin die rechtmässige Situation nicht wieder her, ist die Kantonalkirche berechtigt, ausnahmsweise Zugriffsrechte in der Kirchgemeinde zu entziehen.

Der Kirchenrat veranlasst, dass in geeigneter Weise festgehalten wird,

1.

wer auf die Angaben im Mitgliederregister zugegriffen hat;

2.

durch wen welche Angaben im Mitgliederregister geändert wurden.

1 Die Kantonalkirche und die Kirchgemeinden sind befugt, nebst den Angaben gemäss §§5 und 6 im Rahmen der Mitgliederdatenbank im Einzelfall weitere Personendaten zu bearbeiten, namentlich sofern diese Datenbearbeitung zur Erfüllung einer kirchlichen Aufgabe erforderlich ist oder die betroffenen Personen nach erfolgter Aufklärung ihre schriftliche Einwilligung erteilt haben.

2 Die Erforderlichkeit der Datenbearbeitung für den entsprechenden Zweck oder die Einwilligung der betroffenen Person muss im Einzelfall nachgewiesen werden können.

1 Interessierten Personen stehen verschiedene Rechte im Zusammenhang mit der Mitgliederdatenbank zu. Namentlich können sie Auskunft darüber verlangen, welche Personendaten über sie bearbeitet werden.

2 Zugangsbegehren sind an die Kirchgemeinde zu richten, sofern diese nicht die Ausübung eines kantonalkirchlichen Amts bzw. Personendaten gemäss §5 Absatz 1 Ziffer 22 betreffen.

3 Der Inhalt der Rechte betroffener Personen sowie die Modalitäten der Geltendmachung sind in ANHANG II festgehalten. Darüber hinaus richten sich Umfang der Betroffenenrechte und Vorgehen nach kantonalem Recht §§24-34 Informations- und Datenschutzgesetz (IDG) und §§20-25 Informations- und Datenschutzverordnung (IDV).

1 Die Kirchgemeinden und die Kantonalkirche rufen die Personendaten für die Mitgliederdatenbank gemäss §14 ARG aus dem kantonalen Personenregister ab. Personendaten können auch direkt bei der betroffenen Person erhoben werden.

2 Die Kirchgemeinden können die von ihnen aufzunehmenden Personendaten zudem direkt bei der Einwohnergemeinde erheben.

1 Die Kantonalkirche ist berechtigt, im Zusammenhang mit folgenden Aufgaben die erforderlichen Personendaten gemäss §5 aus der Mitgliederdatenbank abzurufen:

1.

Abklärungen und Verwaltungshandlungen im Zusammenhang mit Anstellungsverhältnissen;

2.

Abklärungen und Verwaltungshandlungen im Zusammenhang mit der Ausübung kirchlicher Ämter;

3.

Verwaltung der Korrespondenzadressen und Angaben der relevanten Kontaktpersonen der Kantonalkirche;

4.

alle erforderlichen Handlungen im Zusammenhang mit Rechtsverfahren;

5.

Erstellung und Aktualisierung aller erforderlichen kirchlichen Statistiken;

6.

Zusammenstellung von Informationen für die Belange der Kirchen- und Gemeindeentwicklung.

2 Darüber hinaus ist die Kantonalkirche auch berechtigt, im Einzelfall zur Erfüllung anderer kirchlicher Aufgaben Personendaten abzurufen.

3 Die Abfragen sind nach dem Prinzip der Sparsamkeit und soweit es der Zweck erlaubt anonymisiert vorzunehmen.

1 Die Kirchgemeinden rufen diejenigen Personendaten aus der Mitgliederdatenbank ab, die sie für die Erfüllung ihres Auftrags benötigen.

2 Jede Kirchgemeinde kann in der Mitgliederdatenbank nur die Personendaten der eigenen Mitglieder abrufen. Ausnahme bildet die Zuweisung von Mitgliedern der Kirchgemeinde des Wohnorts zu einer anderen Kirchgemeinde.

3 Wechselt ein Mitglied von einer Kirchgemeinde in eine andere, so bleiben die von der vormaligen Kirchgemeinde erfassten Angaben mit Ausnahme derjenigen gemäss Absatz 4 für die neue Kirchgemeinde sichtbar.

4 Allfällige weitere, von der vormaligen Kirchgemeinde gemäss §12 in der Mitgliederdatenbank erfasste Daten sind für die neue Kirchgemeinde nicht ersichtlich.

1 Die Bekanntgabe von Personendaten aus der Mitgliederdatenbank an öffentliche Organe und an Private richtet sich nach kantonalem Recht (§§18-21 IDG).

2 Im Einzelfall muss das bekanntgebende Organ nachweisen können, dass die Voraussetzungen der Datenbekanntgabe gegeben sind.

3 Das bekanntgebende Organ beschränkt die Bekanntgabe der Personendaten so, dass nur die für den verfolgten Zweck erforderlichen Informationen bezogen werden.

4 Der Kirchenrat konkretisiert die Modalitäten der Datenbekanntgabe in
ANHANG II dieses Reglements.

1 Der Kirchenrat kann Organisationen und juristischen Personen des öffentlichen Rechts und privaten Rechts, die mit der Erfüllung kirchlicher Aufgaben betraut sind, im elektronischen Abrufverfahren Zugriff auf die Mitgliederdatenbank gewähren.

2 Wer gemäss Absatz 1 auf die Mitgliederdatenbank zugreifen will, weist nach, dass die Voraussetzungen für die Bekanntgabe von Informationen vorliegen. Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller bezeichnen:

1.

den Rechtsgrund für die Aufgabenerfüllung, für die sie die Informationen benötigen;

2.

die Organisationseinheit, an welche die Bekanntgabe der Informationen erfolgen soll;

3.

die Personendaten, auf die sie zugreifen wollen.

3 Die Zugriffsgewährung richtet sich im Übrigen nach ANHANG II.

1 Tritt ein Mitglied aus der Landeskirche aus oder erlöscht die Mitgliedschaft infolge Todes, sind die in Bezug auf diese Person erfassten Personendaten zu archivieren und nach einer bestimmten Zeit zu löschen. Dasselbe gilt für Angaben eines Mitglieds, das eine Kirchgemeinde verlässt, in Bezug auf die Daten in dessen vormaliger Kirchgemeinde.

2 Gesetzliche Pflichten und eigene öffentliche Interessen der Landeskirche, so unter anderem das Bedürfnis nach Datenverfügbarkeit zur Bestimmung von Pflichten und Ansprüchen, zu Beweiszwecken oder zur Erstellung der erforderlichen kirchlichen Statistiken, können der Löschung von Personendaten entgegenstehen.

3 Der Kirchenrat sorgt dafür, dass Löschfristen umgesetzt werden, die das private Interesse der betroffenen Personen und gegenläufige öffentliche Interessen adäquat gegen einander abwägen. Er orientiert sich an den Angaben zur Aufbewahrungsdauer und Löschung in ANHANG V.

1 Zu den Einführungskosten gehören die Kosten für die Einrichtung der Mitgliederdatenbank, die Einführung und Einrichtung in den Kirchgemeinden, zum Datenimport aus dem kantonalen Personenregister und aus den bisherigen Datenverwaltungssystemen der Kirchgemeinden sowie zur Schulung der Nutzerinnen und Nutzer.

2 Die Einführungskosten werden von der Kantonalkirche getragen.

Sämtliche Betriebs- und Unterhaltskosten werden als gemeinwirtschaftliche Dienstleistung im Sinn von §11 Finanzordnung durch die Kantonalkirche getragen. Sofern eine durch eine einzelne oder wenige Kirchgemeinde/n ausgelöste spezifische Applikation nur dieser bzw. diesen von Nutzen ist und erhebliche Kosten zur Folge hat, kann eine Verrechnung der Aufwendungen erfolgen.

Die Aufsicht über die in der Zuständigkeit des Pfarrdienstes befindlichen kirchlichen Register gemäss §16 Absatz 1 KiO obliegt der Kirchenpflege.

Die Aufsicht über das pfarramtliche Archiv und die Archive der Kirchgemeinde obliegt der Kirchenpflege, diejenige über das Archiv der Kantonalkirche dem Kirchenrat.

1 Die Kirchgemeinden und die Kantonalkirche sind in ihrem Zuständigkeitsbereich je einzeln dafür verantwortlich, dass die ihnen gemäss dem vorliegenden Reglement zugeteilten Pflichten vollumfänglich eingehalten werden.

2 Innerhalb der Kirchgemeinde ist es Sache der Kirchenpflege bzw. deren Präsidiums, die Aufsicht über die Benutzung der Mitgliederdatenbank auszuüben.

3 Dem Kirchenrat bzw. dessen Präsidium kommt die Aufsicht über den Betrieb und die Nutzung der Mitgliederdatenbank durch die Kantonalkirche sowie die Oberaufsicht in Bezug auf die Benutzung derselben durch die gesamte Landeskirche zu.

1 Für die zum Zeitpunkt des Erlasses dieses Reglements bereits im Gang befindliche Einführung der Mitgliederdatenbank in den Kirchgemeinden gilt eine Vollzugsfrist bis zum 31.03.2022.

2 Die zeitgerechte Aufhebung allfälliger bisheriger Verträge im Zusammenhang mit zuvor eingesetzten Lösungen zur Verwaltung ihrer Mitglieder ist Sache der Kirchgemeinden.

3 Die MS-Office-basierten Datenbanken mit Mitgliederdaten und weiteren Personendaten der Kantonalkirche werden abgelöst und aufgehoben bzw. bei nachweislichem Bedarf datenschutzkonform archiviert, sobald die Einführung der Mitgliederdatenbank dies zulässt, spätestens aber per 31.12.2022.
 
 

4 Die Datenbanken mit Mitgliederdaten und weiteren Personendaten der Kirchgemeinden werden abgelöst und aufgehoben bzw. bei nachweislichem Bedarf datenschutzkonform archiviert, sobald die Einführung der Mitgliederdatenbank dies zulässt, spätestens aber per 31.12.2022.

5 Der Kirchenrat bzw. dessen Präsidium ist über den Vollzug der Ablösung und Aufhebung der bestehenden Datenbanken zu informieren.

1 Das Reglement Datenbank und Registerführung tritt gleichzeitig mit der Kirchenordnung per 01.01.2022 in Kraft.

2 Reglemente, Richtlinien, Regelungen, Standards, Vereinbarungen und dergleichen, welche mit diesem Reglement nicht vereinbar sind, gelten auf diesen Zeitpunkt hin als aufgehoben.