ANHANG II: Reglement Datenbank und Registerführung (DbRf): Bearbeitung von Personendaten und Rechte Betroffener

1 Im Einzelfall kann eine Kirchgemeinde einem Mitglied, das sich freiwillig in der Kirchgemeinde engagiert, z.B. im Besuchsdienst, für diesen engen Zweck in Listenform Personendaten bekanntgeben. Das Gesuch um Bekanntgabe von Personendaten ist zu dokumentieren (Anfrage schriftlich oder per E-Mail, Telefonnotiz, etc.). Erweist sich eine Bekanntgabe als erforderlich, werden nur diejenigen Angaben weitergegeben, die für die Erfüllung der entsprechenden Zwecke unabdingbar sind (Name, Adresse, Telefonnummer).

2 Listen werden in elektronischem Format (z.B. Excel) per E-Mail oder schriftlich (Papier) übermittelt. Die empfangende Person ist darauf hinzuweisen, dass die Benutzung der Daten ausschliesslich zum angegebenen Zweck erfolgen darf, keine Kopien erstellt werden dürfen und dass die Daten nach Erfüllung des entsprechenden Zwecks zu löschen sind.

1 Die Gesuchstellerinnen und Gesuchsteller gemäss §18 Absatz 1, die auf Angaben der Mitgliederdatenbank im Abrufverfahren zugreifen wollen, bestätigen unterschriftlich und gewährleisten, dass die nachgesuchten Personendaten nur für kirchliche oder ideelle Zwecke verwendet und nicht weitergegeben werden.

2 Der Kirchenrat prüft Gesuche gemäss §18 Absatz 2 und 3 und entscheidet über die Bekanntgabe der Personendaten. Er kann von den Gesuchstellerinnen und Gesuchstellern weitere Angaben verlangen, die Bekanntgabe an Bedingungen und Auflagen knüpfen oder ablehnen.

3 Der Kirchenrat beschränkt die Bekanntgabe der Personendaten so, dass nur die für den verfolgten Zweck notwendigen Informationen bezogen werden.

1 Die Kirchgemeinden sorgen dafür, dass jede zugriffsberechtigte Person ihr einzeln zugeteilte, von der Kirchgemeinde verwaltete Logindaten (E-Mail-Adresse) verwendet.

2 Private E-Mail-Adressen und von mehreren Personen geteilte Logins sind unzulässig.

3 Die zum Einloggen in die Mitgliederdatenbank verwendeten Passwörter haben aus mindestens 12 Zeichen zu bestehen, haben Gross- und Kleinbuchstaben und Zahlen zu enthalten sowie mindestens ein Sonderzeichen.

4 Die zum Einloggen in die Mitgliederdatenbank verwendeten Passwörter sind regelmässig, in der Regel alle drei Monate, zu ändern.

5 Wird eine Mobile-Applikation verwendet, um auf die Mitgliederdatenbank zuzugreifen, so ist das dafür verwendete Gerät mit Passwort oder anderweitig (Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) zu sichern.

1 Das Kirchenpflegepräsidium kontrolliert für die Kirchgemeinde sporadisch die Abfrageaktivitäten der zugriffsberechtigten Personen in der Mitgliederdatenbank.

2 Werden auf Ebene der Kantonalkirche Zugriffsrechte erteilt, so kontrolliert das Kirchenratspräsidium oder eine von diesem bezeichnete Person sporadisch die Abfrageaktivitäten der zugriffsberechtigten Personen in der Mitgliederdatenbank.

1 Einer von der Datenbearbeitung im Rahmen der Mitgliederdatenbank betroffenen Person stehen u.a. Rechte auf Zugang und Berichtigung zu. Umfang der Rechte und Vorgehen richten sich nach §§24-34 IDG sowie §§20-25 IDV, sofern die nachfolgenden Bestimmungen keine Angaben dazu enthalten.

2 Für die Rechte Betroffener ist in erster Linie die Kirchgemeinde zuständig. An die Kantonalkirche kann ein Gesuch um Zugang zu den eigenen Personendaten nur dann gerichtet werden, wenn von der Kirchgemeinde nicht innert 30 Tagen nach Eingang des an diese gerichteten Begehrens Antwort gegeben wird. Ausnahme davon bilden Zugangsgesuche im Zusammenhang mit der Ausübung eines kantonalkirchlichen Amts bzw. Personendaten gemäss §5 Absatz 1 Ziffer 22.

3 Ein Zugangsgesuch ist persönlich, schriftlich oder per E-Mail an das Sekretariat der jeweiligen Kirchgemeinde zu richten. Die betroffene Person hat ihre Identität nachzuweisen, falls diese nicht zweifelsfrei feststeht.

1 Eine betroffene Person hat Anspruch darauf zu wissen, ob Personendaten über sie vorhanden sind, und gegebenenfalls auf Zugang zu diesen eigenen Personendaten (§24 IDG).

2 Folgende Begehren können gestellt werden (§25 IDG):

1.

Berichtigung unrichtiger Personendaten, bzw. Vernichtung, wenn die Berichtigung nicht möglich ist;

2.

Unterlassen einer Datenbearbeitung, die widerrechtlich erfolgt;

3.

Beseitigung der Folgen einer widerrechtlichen Datenbearbeitung;

4.

schriftliche Feststellung der Widerrechtlichkeit des Bearbeitens von Personendaten.

3 Es kann schriftlich verlangt werden, dass die Bekanntgabe von Personendaten gesperrt wird. Unter gewissen Umständen ist eine Bekanntgabe trotz Sperrung zulässig (§26 IDG).

1 Die Auskunft kann schriftlich oder per E-Mail erteilt werden oder es kann Einsicht in die Mitgliederdatenbank gewährt werden. Auf persönlich gestellte Zugangsgesuche kann mündliche Mitteilung erfolgen. Die Auskunft umfasst mindestens folgende Informationen:

1.

welche Personendaten über die betroffene Person in der Mitgliederdatenbank bearbeitet werden;

2.

den Zweck und gegebenenfalls die Rechtsgrundlagen des Bearbeitens.

2 Zugang und Einsicht dürfen eingeschränkt oder verweigert werden, wenn dies aufgrund überwiegender öffentlicher oder privater Interessen im Einzelfall erforderlich ist.

3 Es kann Auskunft über die Personendaten Verstorbener erteilt werden, wenn die gesuchstellende Person ein Interesse nachweist und keine überwiegenden Interessen, namentlich der Angehörigen der verstorbenen Person oder von Dritten entgegenstehen. Nahe Verwandtschaft, Ehe, eheähnliche Lebensgemeinschaft sowie registrierte Partnerschaft mit der verstorbenen Person begründen ein Interesse.

4 Sofern Personendaten einer Drittperson vom Zugangsgesuch betroffen sind und der Zugang nicht bereits aufgrund überwiegender gegenläufiger Interessen zu verweigern ist, so sind die entsprechenden Personendaten vor der Zugangsgewährung zu anonymisieren.

5 Sind die in der Mitgliederdatenbank bearbeiteten Personendaten unrichtig, kann die betroffene Person die Berichtigung, Ergänzung oder Vernichtung der entsprechenden Daten verlangen.

6 Kann die Kirchgemeinde die Richtigkeit der bestrittenen Daten nicht beweisen, kann sie statt der Löschung einen Bestreitungsvermerk aufnehmen, wenn ansonsten keine dem Zweck der Datensammlung entsprechenden Daten zu dieser Person mehr bestehen würden.

Die Kirchgemeinde oder gegebenenfalls die Kantonalkirche hat der gesuchstellenden Person innert 30 Tagen Zugang zu gewähren, die geplante Ablehnung des Gesuchs mitzuteilen oder unter Angabe von Gründen mitzuteilen, bis wann der Entscheid vorliegen wird.

Die Auskunft ist unentgeltlich zu erteilen.