Synodales Reglement Ombudsstelle (OSt)

1 Die Ombudsstelle ist gemäss §80 i.V.m. § 92 Kirchenordnung als unparteiische Stelle und schlichtende Instanz für die professionelle Vermittlung bei Differenzen und Konflikten aller Art zuständig.

2 Sie unterstützt bei Meinungsverschiedenheiten unter Kirchgemeinden, zwischen Kirchgemeinden und Kantonalkirche, sowie zwischen Kirchgemeinden und Kantonalkirche und ihren Mitarbeitenden oder Privaten die Parteien auf der Suche nach einer fairen, für alle Beteiligten annehmbaren Lösung.

3 Die vermittelnden Befunde der Ombudsstelle sollen den Parteien in ihrem Zwist den Weg weisen bzw. durch sie als überzeugende Grundlage genutzt werden, aufeinander zugehen zu können und nach Möglichkeit eine strittige Auseinandersetzung mit unbefriedigendem Ausgang zu vermeiden.

1 Die Ombudsstelle besteht aus zwei fachlich qualifizierten Personen, deren Kenntnisse und Erfahrungen in der Mediation sich nach Möglichkeit ergänzen.

2 Die/Der Beauftragte und deren/dessen Stellvertretung werden von der Synode unter Beachtung der Unvereinbarkeitsgründe gemäss §21 Absätze 3 und 5 Kirchenordnung anlässlich ihrer konstituierenden Sitzung für eine vierjährige Amtsperiode gewählt. Die Amtsperiode beginnt am 01. Juli des Wahljahres und endet am 30. Juni des vierten Funktionsjahres.

3 Die Ombudsstelle organisiert sich in Bezug auf die Wahrnehmung und Teilung ihrer Aufgaben selbst und orientiert sich dabei konsequent an ihrer Zielsetzung.
Die/Der Verantwortliche kann bei Bedarf Hilfspersonen zur Besorgung der Protokollführung oder Erledigung umfangreicher administrativer Aufgaben beiziehen und spricht sich betreffend Entlohnung mit dem Synodevorstand ab.

4 Beauftragte bzw. Beauftragter und Stellvertretung sprechen sich jeweils darüber ab, wer sich für die Vermittlung in der konkreten Meinungsverschiedenheit am besten eignet.

1 Die Ombudsstelle und allfällige durch sie beigezogene Hilfspersonen sowie durch den Synodevorstand ersatzweise eingesetzte Vermittlungspersonen unterstehen der Pflicht zur Verschwiegenheit gemäss §19 Kirchenordnung.

2 In Bezug auf die Belange des Datenschutzes gelten für die Ombudsstelle die einschlägigen Bestimmungen des Reglements Datenbank und Registerführung, die Aufbewahrung und Vernichtung der Dossiers erfolgt gemäss den Standards der kantonalen Ombudsstelle.

1 Die Ombudsstelle wirkt üblicherweise in Einzelbesetzung. Bei Fällen, die sich dafür eignen, treten beide Stelleninhabenden in der koordinierten Vermittlungsarbeit auf.

2 Ist die bzw. der Beauftragte aus zwingenden Gründen in einer Ausübung der Aufgaben verhindert oder befindet sie bzw. er sich gemäss § 22 Absatz 1 Kirchenordnung im Ausstand, übernimmt die Stellvertretung die alleinige Vermittlungstätigkeit.

3 Falls beide Stelleninhabenden für die Vermittlungsaufgabe nicht zur Verfügung stehen, bestimmt der Synodevorstand auf Antrag der Ombudsstelle ersatzweise eine zur Wahrnehmung der Aufgabe geeignete Person.

1 Der Ort der Vermittlungstätigkeit wird durch die Ombudsstelle festgelegt. Nach Möglichkeit und Eignung werden übereinstimmende Anliegen der Parteien sowie ihr Diskretionsbedürfnis bezüglich Lokalität berücksichtigt.

2 Die Ombudsstelle ist frei in ihrer Methodenwahl, die sie mit den Parteien abspricht bzw. diesen mit Fokussierung auf das angestrebte Vermittlungsziel erläutert.

3 Falls dies als Folge einer besonderen oder ausserordentlichen Lage aufgrund eines schwerwiegenden Ereignisses notwendig ist, trifft die Ombudsstelle die zur Aufrechterhaltung ihrer Aufgaben zweckmässigen Massnahmen.
Sie spricht sich bei Bedarf mit dem Synodevorstand und Kirchenratspräsidium ab und orientiert sich sinngemäss an den ereignisbezogenen Standards der Ombudsstelle Baselland.

1 Die Ombudsstelle wird ausschliesslich auf Ersuchen einer Partei hin tätig und klärt daraufhin bei Bedarf die Bereitschaft zur Vermittlung bei den weiteren Involvierten.
Sie hat weder Weisungs- noch Entscheidungsbefugnis.

2 Sofern sich dies für die Vermittlung als zweckmässig erweist, ordnet die Ombudsstelle die ihr und/oder den Parteien für eine erfolgreiche Vermittlungstätigkeit erforderlichen Punkte in einer Vereinbarung.

3 Die Ombudsstelle kann in einer laufenden oder abgeschlossenen Angelegenheit untersuchen bzw. vermitteln.

4 Identifiziert die Ombudsstelle im Rahmen ihrer Abklärungen wesentliche Aspekte, welche erhebliches Optimierungspotenzial aufweisen, informiert sie das dafür zuständige Organ der kirchlichen Organisation unter Wahrung der Verschwiegenheit.

1 Gelangt eine Person mit einem Anliegen, das auch den Zuständigkeitsbereich der Ombudsstelle berührt, an die Synode, eine synodale Kommission, den Kirchenrat oder die Kirchenpflege, erkundigen sich dieselben bei der Ombudsstelle, ob die Angelegenheit bei ihr hängig ist.

2 Ist die Angelegenheit auch bei der Ombudsstelle hängig, koordinieren Synodevorstand, Kommissionspräsidium, Kirchenratspräsidium oder Kirchenpflegepräsidium und die Ombudsstelle das weitere Vorgehen. Mit der Angelegenheit befasst sich in der Regel zuerst:

a)

die Ombudsstelle bei Einzelfallanliegen;

b)

die Synode oder synodale Kommission bei generellen sowie Kirchgemeinden betreffenden Anliegen;

c)

die Kirchenpflege bei Anliegen in ihrem Zuständigkeitsbereich;

d)

der Kirchenrat bei Anliegen in seinem eigenen Zuständigkeitsbereich.

1 Die Organe der Kirchgemeinden und Kantonalkirche sind der Ombudsstelle ohne Rücksicht, aber bei Bedarf mit Hinweis auf das Amtsgeheimnis zur Auskunft und zur Vorlage der Akten verpflichtet. Vorbehalten bleibt das Gebot zur Verschwiegenheit kirchlicher Behörden und mit Seelsorge beauftragter Personen gemäss §19 Kirchenordnung.

2 Die Ombudsstelle und von ihr beigezogene Hilfspersonen unterliegen bezüglich der erhaltenen Informationen derselben Geheimhaltungspflicht wie das informierende Organ bzw. Behördenmitglied.

3 Die Ombudsstelle lädt das involvierte Organ bzw. die in der Angelegenheit zuständige Behörde oder deren Mitglied auf dem Dienstweg zur Stellungnahme betreffend das ihr gegenüber vorgebrachte Anliegen ein.

1 Die Ombudsstelle kann in ihrem Bestreben nach Vermittlung:

a)

der sie anrufenden Person für ihr weiteres Verhalten Rat erteilen;

b)

die Angelegenheit mit den beteiligten Behörden erörtern und allenfalls Dritte beiladen;

c)

die Angelegenheit mit den als geeignet erscheinenden Mitteln und Methoden mit den involvierten Parteien beraten und eine vermittelnde Lösung vorschlagen;

d)

den beteiligten Behörden eine schriftliche Empfehlung abgeben, die sie mit dem Einverständnis der anrufenden Person gegebenenfalls auch der vorgesetzten Stelle, sowie nach Ermessen weiteren Behörden oder Beteiligten und der anrufenden Person selbst zustellt.

2 Falls die Ombudsstelle einer Behörde eine Empfehlung abgibt, informiert diese die Ombudsstelle und allenfalls die anrufende Person nach Möglichkeit innert vier Wochen, welche Schlüsse sie daraus gezogen hat oder zu ziehen beabsichtigt.

Die im Vermittlungsverfahren gewonnenen Erkenntnisse verbleiben bei der Ombudsstelle und werden in einem weiteren Verfahren ausschliesslich im Einverständnis der anrufenden Person sowie in Absprache mit den übrigen Involvierten bekannt gegeben. Der Entscheid über das Ob und Wie einer Bekanntgabe obliegt der Ombudsstelle.

1 Die Inanspruchnahme der Ombudsstelle ist mit Ausnahme der Erstkontakte kostenpflichtig.

2 An den Kosten beteiligen sich die an der Vermittlung beteiligten Personen, sofern sie Mitglieder der Evangelisch-reformierten Kirche sind, sowie die involvierten kirchlichen Behörden. Bei aussenstehenden Personen, Institutionen oder Unternehmen, die Partei eines Vermittlungsverfahrens sind, ist dasselbe unentgeltlich.

3 Die Erstkontakte im Umfang von maximal drei Stunden gelten als unentgeltlich und deren Aufwand wird durch die Ombudsstelle der Kantonalkirche in Rechnung gestellt.

4 Den Aufwand der Ombudsstelle über den Erstkontakt hinaus verlegt diese nach folgendem Schlüssel:

a)

Die Hälfte zu Lasten Kantonalkirche;

b)

Ein Viertel zu Lasten der Vermittlung suchenden Person;

c)

Ein Viertel zu Lasten der beteiligten Kirchgemeinde oder bei deren Beteiligung zusätzlich zu Lasten Kantonalkirche.

5 Die Ombudsstelle kann in begründeten Ausnahmefällen von dieser Kostenbeteiligung abweichen bzw. im Fall finanzieller Bedürftigkeit einer beteiligten Person derselben einen Teil oder die gesamten Kosten erlassen. Diesfalls übernimmt die Kantonalkirche deren Kostenanteil.

1 Die Ombudsstelle unterbreitet der Synode zur Kenntnisnahme im Rahmen ihrer Oberaufsicht jährlich einen schriftlichen Bericht über ihre Tätigkeit und stellt diesen auch dem Kirchenrat für sich und zuhanden der Kirchgemeinden zu.

2 Sie weist bei Bedarf auf Mängel im geltenden Recht, im Handeln der Behörden oder kirchlichen Diensten hin und schlägt Verbesserungen vor.

3 Die Ombudsstelle kann den Organen der Kantonalkirche und Kirchgemeinden auch Einzelberichte vorlegen oder diesen ihre Anliegen mündlich vortragen.

4 Die Ombudsstelle gibt anlässlich der Auseinandersetzung mit ihren Berichten keine Auskunft über Tatsachen, bei welchen sie zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.

Die Honorierung der bzw. des Beauftragten Ombudsstelle und der Stellvertretung und deren Anspruch auf Spesen und Auslagenersatz werden in der Personal- und Besoldungsordnung geregelt.

Mit der Inkraftsetzung dieses Reglements per 01.07.2022 wird das Reglement des Kirchenrates über eine Ombudsstelle für kirchliche Angestellte vom 9. Januar 2005 aufgehoben.

Vermittlungsverfahren, die bei der Inkraftsetzung dieses Reglements noch nicht abgeschlossen sind, werden nach den bisher geltenden Bestimmungen des Reglements des Kirchenrates über eine Ombudsstelle für kirchliche Angestellte vom 9. Januar 2005 und den darauf basierend vorgenommenen Vermittlungsaktivitäten der Ombudsstelle zu Ende geführt.

1 Für den mit der Wahrnehmung der Aufgaben der Ombudsstelle gemäss §80 Kirchenordnung verbundenen Aufwand steht der / dem Beauftragten und ihrer / seiner Stellvertretung ein Stundenhonorar im Rahmen der folgenden Bandbreite (zuzüglich allfällige Mehrwertsteuer) zu:

a)

Vermittlungstätigkeit (mit Vor- und Nachbereitung), Berichtwesen: CHF 150 – 250/h

b)

Administrative Arbeit: CHF 50 – 100/h

Das Honorar wird innerhalb dieser Bandbreiten und aufgrund der Ausbildung, Vorkennnisse und Erfahrungen durch den Synodevorstand mit der / dem Beauftragten sowie der Stellvertretung ausgehandelt und in deren individuellen Mandaten fixiert.

2 Im Falle koordinierter Vermittlungstätigkeit durch beide Stelleninhabenden gemäss §4 Absatz 1 Reglement Ombudsstelle beträgt das Honorar je 2/3 des vollen Honoraranspruchs.

3 Die Spesen werden nach nachgewiesenem Aufwand entschädigt, die Auslagen im effektiven Umfang ersetzt.
__________________________________________________________
HINWEIS: Diese Regelung wird in die totalrevidierte Personal- und Besoldungsordnung integriert.