Reglement Spesen und Auslagen (SpA)

1 In diesem Reglement werden die Ansprüche auf Spesen und Auslagenersatz geregelt, welche Angestellte, Mitglieder von Behörden und Kommissionen sowie Delegierte in Erfüllung ihrer dienstlichen oder amtlichen Aufgaben geltend machen können, wenn ihnen daraus Mehrkosten entstehen, die anderweitig nicht abgegolten werden.
Ebenfalls geregelt wird die Vergütung für eine im Anstellungsvertrag vereinbarte Nutzung von Privaträumen und privaten Einrichtungen zu Arbeitszwecken und die Pauschale für die Nutzung privater Infrastruktur, sofern die Anstellungsbehörde keine entsprechende oder keine umfassende Infrastruktur zur Verfügung stellt.

2 Der Geltungsbereich des Reglements erstreckt sich auf die Kantonalkirche bzw. deren in Absatz 1 genannten Mitarbeitende im weitesten Sinn.

3 Spesen und Auslagen, für welche sich in diesem Reglement keine Regelungen entnehmen lassen, werden in sinngemässer Anlehnung an vergleichbare Tatbestände oder unter Beizug von einschlägigen Regelungen im kantonalen Personalrecht vergütet.

1 Als Spesen im Sinne dieses Reglements gelten Auslagen, die Mitarbeitenden bei der Wahrnehmung von Aufgaben im Interesse der Kantonalkirche oder Landeskirche anfallen.

2 Es gilt der Grundsatz der Sparsamkeit, welcher sämtliche Mitarbeitenden verpflichtet, ihre Spesen im Rahmen dieses Reglements möglichst tief zu halten. Aufwendungen, die über das für die Aufgabenerfüllung Erforderliche hinausgehen, sind von den Mitarbeitenden selbst zu tragen.

3 Im Wesentlichen werden folgende Kategorien geschäftlich bedingter Spesen und Auslagen übernommen oder nachträglich ersetzt:

a)

Fahrtkosten (§ 3)

b)

Verpflegungskosten (§ 4)

c)

Übernachtungskosten (§ 5)

d)

Übrige Kosten oder Auslagen (§ 6)

4 Grundsätzlich werden Spesen nach Spesenereignis gestützt auf eine Originalrechnung beglichen oder wie Auslagen effektiv gegen Originalbeleg abgerechnet. Vorbehalten bleiben die nachfolgend beschriebenen Spesenpauschalen, mittels welcher Spesen im definierten Umfang als abgegolten gelten. Der Finanzdienst entscheidet über und organisiert den analogen und/oder digitalen Belegfluss.

1 Für dienstlich bedingte Fahrten sind soweit möglich, zweckmässig und adäquat öffentliche Verkehrsmittel 2. Klasse oder energiesparende private Fortbewegungsmittel zu benutzen. Im Zweifelsfall und über Ausnahmen entscheidet die vorgesetzte Stelle.

2 Die Kosten für den Gebrauch eines privaten Motorfahrzeuges oder Taxis für Dienstfahrten werden nur dann vergütet, wenn durch deren Benützung eine wesentliche Zeit- und/oder Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Wird von dieser Regel abweichend ein eigenes Fahrzeug oder ein Taxi benützt, werden die Fahrtkosten des öffentlichen Verkehrsmittels vergütet.

3 Die Kilometer-Entschädigung bei Verwendung eines privaten Fahrzeugs wird analog derjenigen in der kantonalen Verwaltung gehandhabt.

4 Die Vergütung der regelkonform anfallenden Fahrtkosten erfolgt grundsätzlich periodisch. Mitarbeitenden, die aufgrund ihrer Stellung oder Funktion für die Verrichtung dienstlicher Aufgaben oft öffentliche Nah-Verkehrsmittel benutzen, kann gestützt auf einen diesbezüglichen Entscheid des Kirchenrats eine Pauschalvergütung im Umfang eines Jahresabonnements des Tarifverbunds Nordwestschweiz entrichtet werden.

5 Angestellte, die eine Pauschalentschädigung gemäss Absatz 4 erhalten, können in der Regel keinen Abzug für den Arbeitsweg in der persönlichen Steuererklärung vornehmen. Im Lohnausweis (Feld F) wird ein entsprechender Hinweis angebracht.

Mitarbeitende, welche im Rahmen ihrer beruflichen Verpflichtungen ihre Verpflegung ausserhalb ihres üblichen Arbeitsortes einnehmen müssen, haben Anspruch auf Vergütung der daraus resultierenden effektiven Kosten. Folgende Maximalbeträge sollen dabei nicht überschritten werden:

a)

Mittagsverpflegung: CHF 30.—

b)

Abendverpflegung: CHF 30.—

(bei auswärtiger Übernachtung oder Heimkehr nach 19:30 Uhr)

1 Für erforderliche Übernachtungen sind Beherbergungen in Hotellerie-Betrieben der Mittelklasse zu wählen, sofern die Unterkunft nicht vorgegeben ist.

2 Der Entschädigungsanspruch der Mitarbeitenden umfasst die effektiven Übernachtungskosten unter Einbezug der Verpflegung. Allfällige Privatauslagen sowie zusätzliche Auslagen gehen zulasten des bzw. der Mitarbeitenden.

3 Im Fall einer privaten Übernachtungsmöglichkeit werden auf Antrag des bzw. der Mitarbeitenden maximal CHF 60.— vergütet.

1 Als übrige Spesen oder Auslagen gelten im Interesse der Landeskirche zu tätigende und/oder mit dienstlichen Verrichtungen in Verbindung stehende

a)

Repräsentationsausgaben

b)

Kleinausgaben

2 Als Repräsentationsausgaben gelten im Rahmen der Kontaktpflege zu anderen Kirchen, Institutionen, Behörden oder der Kirche nahestehenden weiteren Personen überreichte Gastgeschenke sowie Einladungen. Die daraus resultierenden effektiven Kosten werden vergütet bzw. durch die Kantonalkirche übernommen, wobei folgende Angaben zu vermerken bzw. belegen sind: Name der begünstigten Person(en), Name und Ort der Bezugsquelle oder Verpflegungsstätte, Datum und Zweck des Ereignisses.

3 Kleinausgaben wie Eintrittspreise oder Parkgebühren bei Fahrten gemäss § 3 Absatz 2 werden effektiv und gestützt auf entsprechenden Beleg vergütet.

1 Mitarbeitenden, welchen aufgrund ihrer Stellung, Funktion, spezieller persönlicher Umstände, besonderer oder ausserordentlicher Lagen, im Rahmen der Ausübung ihrer dienstlichen Tätigkeit Auslagen für die Benutzung eigener Infrastruktur (IT-Ausrüstung, Internetanschluss, Arbeitsplatz, etc.) sowie des privaten Telefons erwachsen, werden monatliche Pauschalvergütungen ausgerichtet.

2 Die Höhe der Pauschalvergütung für die Benutzung eigener Infrastruktur beträgt bei einem Beschäftigungsgrad von 100% CHF 600.— pro Jahr. Zusätzlich kann für die Zurverfügungstellung des privaten Telefons eine Pauschale in der Höhe von CHF 600.— pro Jahr vergütet werden.
Diese Pauschalvergütungen unterliegen vorbehältlich durch den Kirchenrat zu beschliessender Ausnahme im Einzelfall einer Kürzung proportional zum Beschäftigungsgrad.

3 Für Mitglieder des Kirchenrats, das Synodepräsidium und die Präsidien der Konvente gelten die in ANHANG I geregelten Pauschalvergütungen.

1 Spesenabrechnungen sind in der Regel nach Beendigung des Spesenereignisses bzw. mindestens einmal monatlich zu erstellen und zusammen mit den entsprechenden Spesenbelegen via Finanzdienst dem/der zuständigen Vorgesetzten zum Visum vorzulegen.

2 Als Auslagenbelege werden Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Kreditkartenbelege und Fahrtkostenbelege akzeptiert.

3 Die Rückerstattung persönlich getätigter Auslagen erfolgt gestützt auf separate Abrechnung auf das Lohn- oder ein anderes Zielkonto des/der Mitarbeitenden.

4 Die Rückerstattung von Geschäftsauslagen wie Büromaterial, Wertzeichen, Frachtkosten und dergleichen erfolgt via Kreditorenzahlungslauf.

5 Pauschale Vergütungen gestützt auf § 3 Absatz 4 oder § 7 werden im Lohnausweis unter Pauschalspesen ausgewiesen. Bei reduziertem Beschäftigungsgrad werden Pauschalspesen vorbehältlich im Einzelfall beschlossener Ausnahmen proportional gekürzt. Genehmigte Pauschalspesen unterliegen nicht einer allfälligen Quellensteuer.

1 Dieses Reglement bedarf zu seiner Gültigkeit der Genehmigung durch die Steuerverwaltung des Kantons Basel-Landschaft. Gestützt auf diese Genehmigung verzichtet die Evangelisch-reformierte Kirche des Kantons Basel-Landschaft auf die betragsmässige Bescheinigung der nach tatsächlichem Aufwand abgerechneten Spesen und Auslagen in den Lohnausweisen.
Änderungen oder der Ersatz dieses Spesenreglements bzw. die ersatzlose Aufhebung desselben werden der kantonalen Steuerverwaltung vorgängig der Beschlussfassung und Inkraftsetzung durch den Kirchenrat zur Genehmigung bzw. Kenntnisnahme unterbreitet.

2 Dieses Spesenreglement tritt auf den 01.01.2024 in Kraft. Mit seiner Inkraftsetzung werden die folgenden nicht publizierten Erlasse aufgehoben:

a)

Spesenreglement vom 11.01.2011

(1.9.1; in Kraft seit 01.01.2011)

b)

Zusatz-Spesenreglement für leitende Mitarbeitende

(Nr. 37a/2013; in Kraft seit 01.01.2011)

c)

Zusatz-Spesenreglement für Kirchenrat und Präsidien vom 27. Mai 2019

(1.9.1b; in Kraft seit 01.01.2020)

Mitglieder des Kirchenrats, das Synodepräsidium und die Konventspräsidien haben Anspruch auf folgende Pauschalvergütungen:

1 Mitgliedern des Kirchenrats, dem Synodepräsidium und den Konventspräsidien wird für die im Rahmen ihrer Tätigkeit erwachsenden Auslagen für Repräsentationsspesen, Acquisition und Pflege kirchlicher oder behördlicher Beziehungen und Kleinstausgaben, die als sogenannte Bagatellspesen nicht oder nur umständlich zu belegen sind, im Rahmen einer rationellen Abwicklung des ihnen zustehenden Ersatzanspruchs eine jährliche Pauschalvergütung ausgerichtet.

2 Mit der Pauschalvergütung werden sämtliche Kleinausgaben bis zu einem Betrag in der Höhe von CHF 50.— pro Ereignis bzw. einzelne Ausgabe abgegolten. Eine effektive Geltendmachung derselben ist unzulässig und verschiedene zeitlich gestaffelte Ausgaben können auch dann nicht zusammengezählt werden, wenn sie im Rahmen eines einzigen Geschäftsauftrages wie beispielsweise anlässlich einer Geschäftsreise anfallen (Kumulationsverbot).

3 Als Kleinausgaben gelten insbesondere:

-

Anteil Arbeits- und Sitzungszimmer in Privatliegenschaft;

-

Benutzung privater Infrastruktur wie z.B. IT-Ausrüstung;

-

Internetanschluss, Telekommunikations-, Post- und Telefongebühren;

-

Tram-, Bus-, Taxifahrten, Leihgebühren für Fahrräder, E-Scooter etc.;

-

Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen im Ortsrayon (Radius 30 km), Parkierungsgebühren;

-

Garderobengebühren, Gepäckaufbewahrung und weitere kleine Dienstleistungen verschiedener Art;

-

Geschenke anlässlich von Einladungen wie Pflanzen, Bücher, Lebensmittel;

-

Reinigung und Instandhaltung Bekleidung.

4 Die Höhe der Pauschalvergütung pro Jahr beträgt:

a)

Kirchenratspräsidium (Vollamt): CHF 6'480.—

b)

Kirchenratsmitglied: CHF 1’325.—

c)

Synodepräsidium: CHF 1'325.—

d)

Konventspräsidien: CHF 1’325.—

Mitgliedern des Kirchenrats, dem Synodepräsidium und den Konventspräsidien, die aufgrund ihrer Funktion und Zuständigkeit für die Verrichtung dienstlicher Aufgaben oft öffentliche Nah- oder Fernverkehrsmittel benutzen, kann auf begründeten Antrag anstelle der effektiven Vergütung eine Pauschalvergütung in der Höhe des Anteils von 5/7 des Tarifs eines SBB-Generalabonnements 1. Klasse entrichtet werden. Dieser Anteil beträgt:

a)

Kirchenratspräsidium: 5/7 x (Faktor gemäss Anstellungsprozent)

b)

Kirchenratsmitglied: 5/7 x 0.15 (ca. 15% Pensum)

c)

Synodepräsidium: 5/7 x 0.15 (ca. 15% Pensum)

d)

Konventspräsidien: 5/7 x 0.15 (ca. 15% Pensum)

Mit Beschlussfassung vom 12. Oktober 2023 hat die kantonale Steuerverwaltung die steuerbehördliche Genehmigung des vorliegenden Reglements Spesen und Auslagen verfügt und festgestellt, dass aufgrund dieser Zustimmung auf den Lohnausweisen folgender Vermerk anzubringen ist:

«Spesenreglement gültig ab 1.1.2024 von der Steuerverwaltung des Kantons Basel-Landschaft am 12. Oktober 2023 genehmigt.»